No importa si tienes un negocio grande (del tamaño de una multinacional o con muchas sedes) o pequeño (de administración familiar), en algún momento debes aprender cómo hacer un presupuesto para un negocio.
Debes evaluar y medir el impacto de mercado para saber lo que vendes
No solo eso, además de realizar presupuestos deberás administrar tus recursos. Esto te permite evaluar y medir el impacto de mercado que tiene lo que vendes. A su vez, los clientes tienen una perspectiva más completa de los costos que deberán pagar para comprar tus productos o contratar tus servicios.
EN QUÉ CONSISTE UN PRESUPUESTO
El plan operativo de una empresa debe estructurarse y ordenarse en la forma de un presupuesto. Por esta razón, a principio de año, los gerentes y los contadores de una empresa preparan una estimación en la que se detallan y se calculan los resultados que se desea obtener con respecto a los costos y los beneficios obtenidos, así como también los ingresos y la utilidad neta.
En el caso de una empresa más pequeña, también se debe realizar un presupuesto detallado. Es probable que no se realice a tan largo plazo como un año, ya que la actualización de las circunstancias macroeconómicas puede cambiar de manera repentina. Pero sí se debe realizar, al menos, todos los meses. El fin de este trabajo es obtener una estimación y un control real de todos los procesos y los movimientos de dinero que se están llevando a cabo en la empresa.
TIPS
Revisa tus ingresos:
El primer paso para confeccionar un presupuesto es dar un vistazo a tus ingresos mensuales y de dónde vienen. Esta información puede utilizarse para predecir tus ingresos futuros, de modo que puedes crear un presupuesto más preciso. Las fuentes de los ingresos podrían incluir: ventas, inversiones, ahorros, financiamiento o cualquier otra
Recuerda, debes revisar los ingresos, no las ganancias. Las ganancias son el dinero que te queda después de deducir los gastos. Una vez que identifiques de dónde provienen tus ingresos, puedes sumarlos para determinar tus ingresos mensuales. Lo ideal sería que hicieras esto cada mes durante un período de doce meses. Esto te dará una idea más precisa de las finanzas de tu negocio y puede mostrarte cómo tus ingresos se modifican cada temporada.
No obstante, puede que los pequeños negocios que recién abrieron no tengan tanta información. En este caso, calcula tus ingresos la mayor cantidad de meses posible. Si tu negocio es nuevo y no tienes un historial financiero, podrías tener que buscar predicciones de ingresos para negocios similares al tuyo.
Determina los costos fijos:
Una vez que determinaste tus ingresos mensuales, es hora de comenzar a restar los gastos. En primer lugar, deberías calcular los costos fijos, ya que estos permanecerán iguales mes a mes.
Estos costos podrían incluir lo siguiente: Nómina, impuestos, renta, pago de préstamos, pago de seguros y demás. Después de identificar y sumar todos tus costos fijos, réstalos de tus ingresos y pasa a calcular los costos variables.
Determina los costos variables:
Los costos variables son cualquier gasto que cambie regularmente, por lo general, según la frecuencia con que uses el servicio. Pueden comprender lo siguiente: Cuentas de servicios públicos, suministros para oficina, gastos de fabricación, gastos de marketing y rotación de personal. También puedes incluir en esta categoría los gastos opcionales.
Los gastos opcionales son los que podrías denominar como “objetos deseables”. Es decir, cosas que no necesitas, pero hacen que tu actividad comercial sea más fácil o más placentera, como los pícnics corporativos. Normalmente, son los gastos que deberás recortar primero durante los meses de menos actividad.
Considera las compras de una sola vez:
Uno de los mejores beneficios de crear un presupuesto es que puedes planear tus gastos futuros. Tal vez estás pensando en abrir un nuevo local. O quizá un equipo esencial está empezando a descomponerse y necesitas comprar otro. Si planeas hacer alguna compra en el futuro, asegúrate de incluirla en el presupuesto para proteger tu negocio de una carga financiera muy importante.
Sé previsor:
Así como tienes un fondo para emergencias personales, deberías contemplar guardar un poco de dinero para cualquier gasto comercial imprevisto. Los gastos imprevistos pueden tener un impacto significativo en las finanzas de tu empresa. Por lo tanto, en vez de gastar todos tus ingresos sobrantes en nuevos negocios, considera ahorrarlos. Puedes usarlos para comprar nuevos equipos cuando se descomponen, reparar el coche de la empresa o cubrir cualquier otra emergencia.
Crea un estado de pérdidas y ganancias:
El próximo paso es crear un estado de pérdidas y ganancias. No te preocupes. No es tan intimidante como suena. Podría llevarte tiempo, pero solo es cuestión de sumar y restar. Lo que tienes que hacer es sumar, por un lado, tus ingresos totales y, por el otro, tus gastos totales. Luego resta tus gastos totales de tus ingresos totales. Si sacaste ganancias, obtendrás un número positivo. De lo contrario, tu negocio habrá perdido dinero ese mes.
Revisa tu presupuesto con frecuencia:
Por último, asegúrate de revisar tu presupuesto a menudo. Poco a poco irás reuniendo cada vez más datos que puedes usar para confeccionar un presupuesto más preciso. Los presupuestos pueden y deberían cambiar a medida que las finanzas y las necesidades de tu negocio cambian.
Por ejemplo, si tu negocio crece y comienza a generar más ganancias, tu presupuesto debería reflejar este cambio. De igual modo, si la actividad de tu negocio disminuye, puede que tengas que reducir gastos de acuerdo con esto. No hay ninguna regla que establezca la frecuencia con la que deberías revisar tu presupuesto. Podrías hacerlo mensual, trimestral o anualmente. De todos modos, se recomienda revisarlo a menudo y cada vez que se produzca un cambio importante en tu negocio.
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