Los eventos son unos potentes recursos que nos ayudarán a captar la atención de los asistentes y a poder proporcionarles lo que necesitamos. Imagina que vas a lanzar un nuevo producto o servicio, quizá una plataforma de ocio online como ultra casino, o una tienda online. Te hará falta darle difusión y los eventos pueden funcionar muy bien.
Sin embargo, crear un evento no es tan sencillo cómo nos pueda llegar a parecer en un momento; hará falta tener una idea sólida, así como seguir un esquema para que no se nos pueda llegar a olvidar algo importante.
Queremos ayudarte a que organices el evento perfectamente y, por ello, te hemos preparado un pequeño listado de todo lo que tienes que considerar para ello.
Todos los criterios que debes de considerar para organizar un evento
¿Online o presencial?
Un evento online suele ser más sencillo de controlar, pero no es fácil. Necesitaremos tener a nuestra disposición herramientas web, potenciar la comunicación, contar con elementos de difusión para darle publicidad al evento.
En un evento presencial deberíamos centrarnos en elegir una institución/universidad reconocida para que el usuario la pueda encontrar fácilmente, así como empezar a buscar a personas que nos puedan ayudar (colaboradores).
Encontrar la respuesta a la pregunta de este apartado es vital para seguir planificando el evento.
Nº de asistentes aproximado
Por supuesto, necesitamos conseguir el mayor número de asistentes… Sin embargo, es conveniente hacer una pequeña aproximación para no superar el aforo máximo.
Dependiendo del carácter del evento, hasta se puede cobrar un pequeño incentivo por entrar; no solamente nos puede ayudar a financiar lo que estamos organizando, si no también nos ayudará a controlar las personas que van a venir finalmente.
Sistemas de publicidad
Nos centramos en dos sistemas de publicidad básicos:
Sistemas digitales: Mails, vídeos promocionales, promoción en las redes sociales, reseñas en blogs… cualquier recurso que nos ayude a llegar al cliente potencial a través de Internet.
Publicidad impresa: Por otra parte, no se nos puede olvidar los medios físicos de publicidad tales como los flyers, los trípticos, las cartas comerciales, los carteles publicitarios…
Patrocinadores
Si conseguimos patrocinadores, obtendremos dos ventajas muy importantes: por un lado, si son patrocinadores muy conocidos, ya solo por la fama de ellos tendremos a más visitantes. Por un lado, ellos aportarán una cierta dote económica a cambio de publicitarse en el evento, por lo que es una cuestión a considerar.
Empezando el evento
Tenemos el mobiliario preparado, la instalación eléctrica cumple con la normativa vigente, tenemos el programa que seguir… ¿qué nos falta? ¿Quizá una pantalla LED de exterior o de interior gigante en la cual podamos mostrar todo el programa y los puntos clave de una forma muy sencilla para el usuario? En el mercado podemos encontrar muchos eventos que fomentan la interacción.
Por último, no se debe de olvidar contratar a una buena empresa de seguridad que sea la que se encargue de evitar que se pueda producir cualquier tipo de altercado.
¿Cuáles son los errores más habituales al organizar un evento?
Además de los consejos que hemos visto a lo largo del texto anterior, es importante tener claros esos errores para evitar cometerlos:
- No establecer las metas: ¿Has pensando en para qué quieres organizar el evento? Es crucial que tengas claro las metas y lo que buscas conseguir con la celebración del mismo. Podríamos estar hablando de desvelar un nuevo producto o servicio, de crear relaciones con proveedores, de incentivar a los trabajadores, fidelizar al cliente, etc.
- No elegir correctamente la fecha: también es fundamental que se elija la fecha del evento con un calendario delante. Así podrás evitar errores como que pueda coincidir con una determinada festividad, con las vacaciones o con otro evento de interés que puede hacer que el tuyo pierda protagonismo. Además, el día de la semana también puede influir; de esta manera, el lunes es el peor día, mientras que los miércoles, jueves y viernes son los más recomendados.
- No buscar a tu target: el target se define como el público objetivo. Hay que tener muy claro quién es el cliente potencial al que nos estamos dirigiendo para poder adaptar el contenido al mismo. Ten en cuenta que cada sector de la población tiene sus propias características y necesidades, incluso hasta la manera de comunicar será diferente.
- No tener en cuenta el presupuesto: cada empresa designará una determinada cantidad económica al evento. Si para lograr los objetivos inviertes más dinero de los resultados que obtienes, estarás cometiendo un gran error. Debes ajustarte al presupuesto asignado.
- No tener tiempo de planificación: la planificación es la pieza angular del evento. Así que también es fundamental empezar a prepararlo con tiempo. La improvisación creará muchos problemas, hasta el punto de que podría destruir todo por lo que has estado trabajando.
Sigue estas indicaciones y el evento será perfecto.
